Куда делся файл «себестоимость»
Пропал файл «себестоимость»: личный диск уволенного против общего. Конфликт с отключением доступов.
Что случилось
В работу пришло сообщение: пропала таблица с себестоимостью всех товаров.
Подробности тревожные. Сначала файл пропал. Потом ссылка на него неожиданно открылась из истории браузера — то есть файл существовал. Ссылку сохранили в задачу. А на следующий день перестала работать и она.
Ключевая деталь
Сотрудница, которая вела таблицу, уволилась.
Первый вопрос в такой ситуации: файл лежал на личном диске или в общем корпоративном пространстве?
Это определяет всё. Файл в общем пространстве принадлежит компании и остаётся при увольнении. Файл на личном диске уходит вместе с учётной записью — и когда её отключают по регламенту, документы перестают быть доступными.
Чем закончилось
Файл нашли, ссылку на документ и выгруженную папку приложили в задачу. В этот раз повезло.
Почему «повезло» — не стратегия
Таблица с себестоимостью всех товаров — не личная заметка. Это рабочий документ, от которого зависят цены. Он существовал в одном экземпляре, в личном пространстве одного человека.
Пока человек работает — всё нормально. Как только уходит, документ становится заложником процедуры отключения доступов, которую мы обязаны выполнять.
Получается конфликт: ИТ правильно закрывает доступы уволенного, и одновременно компания теряет документ. Оба действия корректны, результат плохой.
Что из этого следует
- Рабочие документы живут в общем пространстве, а не на личном диске. Даже черновики, если ими кто-то пользуется
- Если документом пользуются несколько человек — у него должно быть постоянное место, а не ссылка в переписке
- При увольнении вопрос «какие рабочие файлы он вёл» задаётся до последнего дня
Третий пункт мы теперь включаем в процесс.
Просьба
Посмотрите прямо сейчас: есть ли у вас рабочий файл, который существует только у вас? Если да — перенесите в общее пространство. Не знаете куда — напишите, подскажу.