694 заказа, которые доехали, а система об этом не знала

История про то, как расходятся данные, если их долго не сверять.

Что обнаружилось

В CRM висели заказы в статусе «В доставке». Много. По данным курьерских служб они были давно вручены — клиент получил товар, всё в порядке.

Просто статус в нашей системе не обновился.

Почему это не косметика

От статуса зависит отгрузка в МойСкладе и, значит, учёт остатков. Плюс отчётность и понимание, какие заказы реально требуют внимания.

Когда в списке «в доставке» висят сотни заказов годичной давности, менеджер перестаёт на него смотреть. И настоящие проблемные заказы теряются среди мусора.

Разбор по перевозчикам

Причина — в сопоставлении статусов: у каждой службы свой набор состояний, и не все были сопоставлены с нашими.

• СДЭК — все заказы со статусом «Вручён» в личном кабинете перевели в «Выполнен». Это 694 заказа.
• Интеграл — сверились с техподдержкой, старые заказы закрыли.
• Почта России — сопоставили основные статусы вручения.

Разобрали около 90% проблемных заказов за прошлые периоды.

Что осталось

По Почте — 24 заказа, где нужно решение логиста. По СДЭКу — 64 с неочевидными состояниями вроде «Вручён (возврат)».

Это как раз тот случай, когда ИТ не решает само. «Вручён (возврат)» — это выполненный заказ или нет? Ответ зависит от того, как считает бухгалтерия.

Вывод

Данные расходятся не резко, а по чуть-чуть, месяцами. В какой-то момент отчёт просто перестаёт отражать реальность.

Разовая чистка — лечение симптома. Настоящее решение — сопоставить все статусы всех перевозчиков один раз и полностью, включая редкие.

Если видите заказ, который явно доставлен, а висит «в доставке» — скиньте номер. Один такой обычно значит, что есть ещё сто.