Сколько мы платим за то, чем никто не пользуется

Реестр оплат ИТ-сервисов: нашли подписки, которыми уже никто не пользуется, в том числе после ухода людей.

С чего началось

У ИТ есть таблица оплат сервисов: что, когда, сколько. Раз в период её нужно проверять, чтобы ничего не отключилось из-за просрочки.

Обычная скучная задача. Пока делал, возник вопрос, которого в самой задаче не стояло: а мы вообще знаем, кто этими сервисами пользуется?

Что сделали

Соотнесли два списка, которые до этого жили отдельно:

• таблица оплат — за что компания платит
• матрица доступов — у кого есть доступ и к чему

Ожидаемый результат сформулировали заранее: список сервисов, которые оплачиваем, но которыми никто не пользуется.

Что нашлось

Такие сервисы нашлись. Дальше по каждому уточнили у отделов, нужен ли он, и отключили оплаты там, где ответ «нет».

Отдельная категория — сервисы, которыми пользовался один человек, который уволился. Оплата списывается, доступ только у него, никто про сервис не помнит.

Почему это работает

Ни одна из таблиц по отдельности вопроса не задаёт. Бухгалтерия видит платёж и не знает, нужен ли он. ИТ видит доступы и не знает, сколько они стоят.

Вопрос появляется ровно тогда, когда данные оказываются рядом.

Вывод

Самые полезные находки чаще не в новых данных, а в соединении двух старых наборов, которые никто не сводил.

Дешёвый приём: не надо ничего внедрять, надо положить рядом две существующие таблицы и посмотреть, где они не сходятся.

Если знаете, что отдел чем-то пользуется мимо ИТ — напишите. Вполне может быть, что мы платим за одно и то же дважды.